Hva er en bilpolicy?
En bilpolicy er bedriftens felles regler for firmabiler, yrkesbiler og biler som deles av flere. Den bør gjelde hele bilens livsløp: fra valg og bestilling til bruk, service og tilbakelevering. En individuell bilavtale kan deretter beskrive hvilken bil en ansatt disponerer og hvilke valg som gjelder akkurat den bilen.
Policyen trenger ikke være lang. Den må være konkret nok til at sjåføren, bilansvarlig og lønn forstår reglene likt.
Hvem får bil, og hvem kan bruke den?
Begynn med biltype og behov. En firmabil som er tilgjengelig privat, en varebil som trengs i jobben, og en fellesbil har ulike bruksregler. Skriv derfor ned:
- Hvilke roller som kan få bil, og hvem som godkjenner det
- Hvilke biler som kan velges, og hva kostnadsrammen omfatter
- Om den ansatte kan ta bilen hjem og bruke den i ferier
- Om samboer, familie eller kolleger kan kjøre bilen
- Om en ledig bil skal brukes før dere bestiller en ny
Velg bil ut fra faktisk bruk, ikke bare månedlig leasingpris. Rekkevidde, lasteplass, hengerfeste, service og forsikring påvirker både arbeidshverdagen og totalkostnaden. Hvis dere vil ha elbil som hovedregel eller begrense ekstrautstyr, må unntak og godkjenning også beskrives.
Hvem betaler lading, bompenger og bilvask?
«Bedriften dekker bilen» er for upresist. Lag en enkel kostnadsoversikt i policyen:
| Kostnad | Avklar i policyen |
|---|---|
| Lading og drivstoff | Hvilke kort som brukes, hvordan hjemmelading dokumenteres, og hva som gjelder på private ferieturer. |
| Bompenger, ferge og parkering | Hvem som betaler ved jobbkjøring, pendling og andre private turer. |
| Bilvask | Hvor ofte bedriften betaler, hvor bilen vaskes, og om innvendig vask er inkludert. |
| Bøter og skader | Hvem som melder fra, hvordan kostnader vurderes, og hvem som håndterer saken. |
Betaler arbeidsgiver bompenger, ferge eller parkering for private reiser, også mellom hjem og fast arbeidssted, må dette normalt behandles som lønn i tillegg til den vanlige fordelen ved privat bruk av firmabil. Betaler den ansatte selv, er det ikke en tilsvarende arbeidsgiverbetalt fordel. Avklar derfor hvordan private passeringer identifiseres og rapporteres til lønn.
Med Infobric Fleet sin elektroniske kjørebok kan dere registrere turer og bompasseringer som grunnlag for oppfølgingen.
