Arbeidet stopper ikke når en bil er kjøpt eller leaset. Kjøretøyene må være tilgjengelige, brukes til riktige oppgaver og følges opp gjennom hele perioden virksomheten disponerer dem. Informasjonen må også kunne brukes av sjåfører, drift, økonomi, lønn, innkjøp og ledelse.
Hva betyr fleet management i praksis?
Fleet management betyr å holde sammen den daglige driften av bilparken og de mer langsiktige beslutningene om kjøretøyene. En ansvarlig kan for eksempel følge opp service denne uken, kontrollere kjørebøker ved månedsslutt og vurdere kjøretøybehov før neste leasingavtale skal fornyes. Fem arbeidsområder går igjen:
- Bruk og kapasitet: Hvilke kjøretøy brukes mye, hvilke står stille, og er kapasiteten plassert der den trengs?
- Kostnader og avtaler: Hvordan utvikler kostnadene seg, og passer avtalene fortsatt med den faktiske bruken?
- Service og tilgjengelighet: Hvilke kjøretøy trenger service, kontroll eller oppfølging av skader og feilkoder?
- Dokumentasjon og ansvar: Er kjørebøker, føreridentifikasjon, godtgjørelse og interne rutiner fulgt opp?
- Utvikling av bilparken: Hvilke kjøretøy bør beholdes, flyttes, deles, erstattes eller vurderes for elektrifisering?
Fleet management er mer enn elektronisk kjørebok
En elektronisk kjørebok dokumenterer turer og kan gi grunnlag for blant annet reiseklassifisering og kjøregodtgjørelse. Det er en viktig del av fleet management, men dekker ikke hele arbeidet med bilparken. Når virksomheten også må følge opp service, kostnader, skader, delte biler, sjåfører, avtaler og utnyttelse, blir behovet bredere. Kjøreboken er da én datakilde i et større administrativt og operativt arbeid.
