Når er kjørebok et krav – og når er den dokumentasjon?
Elektronisk kjørebok er ikke obligatorisk for alle virksomheter og kjøretøy. Det er viktig å skille mellom situasjoner der den er et uttrykkelig vilkår, og situasjoner der den er én av flere måter å dokumentere kjøring på.
Privatbil brukes i yrket
Hva må dokumenteres? Bilgodtgjørelsen må legitimeres med reiseregning.
Må kjøreboken være elektronisk? Nei. Kjørelengden kan beregnes med kilometerteller, GPS-basert kjørebok eller kartprogram.
Ordinær firmabil er tilgjengelig privat
Hva må dokumenteres? Grunnlaget for fordelsbeskatningen må være riktig.
Må kjøreboken være elektronisk? Ja, dersom reduksjonen for mer enn 40 000 km yrkeskjøring skal brukes.
Varebil klasse 2 eller liten lastebil under 7 501 kg verdsettes etter faktisk privat bruk
Hva må dokumenteres? Total kjørelengde og samlet yrkeskjøring.
Må kjøreboken være elektronisk? Ja. Kjøreboken skal administreres av arbeidsgiver.
GPS brukes til oppfølging av kjøretøy
Hva må dokumenteres? Formål, behov, rettslig grunnlag og behandling av personopplysninger.
Må kjøreboken være elektronisk? Nei, ikke som skattekrav i seg selv, men sporingen utløser krav etter arbeidsmiljø- og personvernreglene.
For kostnadsfordeling, bilpool, bompasseringer og føreransvar kan en kjørebok likevel være nyttig, selv når en elektronisk løsning ikke er et uttrykkelig skattevilkår.
Hva krever Skatteetaten av en elektronisk kjørebok?
Skatteetaten beskriver en GPS-basert elektronisk kjørebok som registrerer faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett, samt adresse for turens start og stopp. Den skal også ha et felt der turen registreres som privat eller der formålet med yrkesreisen beskrives. Avvik, for eksempel driftsstans, skal registreres.
Faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett skal ikke kunne rettes eller slettes. Når løsningen brukes for en lønnstaker etter Skatteetatens krav, skal arbeidsgiver anskaffe og administrere den.
