Vad är en elektronisk körjournal?
En elektronisk körjournal registrerar bilens resor automatiskt via en GPS-enhet. Det sparar dig mycket tid jämfört med manuell hantering, och med den kan du vara säker på att körjournalen alltid är korrekt.
Resorna syns sedan i en tillhörande app där föraren kan granska, redigera och godkänna:
- Skilja på tjänste- och privatresor
- Se start- och stoppadresser och körsträcka
- Lägga till syfte, kund eller projekt
- Godkänna och attestera
Vissa företag som säljer elektroniska körjournaler har också integrationer till leasing-, ekonomi- och lönesystem som underlättar för ekonomiavdelning och fordonsansvariga.
För företag innebär en elektronisk körjournal mindre manuell administration, bättre spårbarhet och trygghet vid kontroll.
Vem behöver föra körjournal?
Även om det inte finns något lagkrav på att föra körjournal så ligger bevisbördan hos arbetsgivaren och föraren. Därför är det viktigt att alla fordon som på något sätt används inom en verksamhet har en körjournal.
Undantag från detta gäller i princip bara militära fordon, blåljusfordon, beskickningsbilar och fordon som ägs av hovet.
Det är extra viktigt att föra körjournal i dessa situationer:
- Omfattande tjänstekörning: Om en förmånsbil körs mer än 3 000 mil i tjänsten på ett år kan förmånsvärdet sänkas med 25 %.
- Fritt drivmedel: Om arbetsgivaren betalar allt drivmedel så måste det finnas underlag som visar hur mycket som körts i tjänsten respektive privat, annars beskattas hela beloppet.
- Trängselskatt och infrastrukturavgifter: Om arbetsgivaren står för dessa kostnader vid privata resor så är det en skattepliktig förmån, och körjournalen blir underlag för att beräkna värdet.
Vad ska en körjournal innehålla enligt Skatteverket?
En körjournal ska föras löpande och innehålla följande.
Generell information:
- Bilens registreringsnummer
- Aktuellt år
- Mätarställning vid årets början
- Mätarställning vid årets slut
För varje resa:
- Datum
- Förare (speciellt för bilpoolsbilar)
- Mätarställning vid resans start och slut
- Hur många kilometer som kördes
- Adress vid resans start och slut
- Syfte med resan samt besökta platser/kontaktpersoner (endast vid tjänsteresor)
Vi rekommenderar också att du noterar trängselskattspassager, eftersom de kan påverka förmånsvärdet och Skatteverket kan komma att fråga efter det vid en kontroll.
Varför behöver man en körjournal?
Den vanligaste anledningen till att ha en körjournal är för att kunna påvisa att fordonet används enligt skattelagstiftningen. Körjournalen är ett viktigt bevismaterial när det gäller:
- Att undvika förmånsbeskattning (om privat körning understiger 100 mil/10 tillfällen per år)
- Att kunna sänka förmånsvärdet med 25 % vid omfattande tjänstekörning (över 3 000 mil/år)
- Att räkna ut drivmedelsförmån och milersättning (speciellt för förmånsbilar som används både i tjänst och privat)
- Att beräkna värdet av förmånen för privata trängselskattspassager
Många företag använder körjournalen som mer än bara ett underlag vid en eventuell granskning från Skatteverket. Den kan fungera som ett beslutsunderlag för att se vilka bilar som kan bytas ut mot el- eller hybridbilar och läggas in i lön- och ekonomisystem för att få till en korrekt utbetalning av milersättning. Då krävs det ofta en elektronisk körjournal för att kunna få till en rutin som fungerar smidigt. Vill du veta mer om hur det blir lättare att hålla koll på förmånsvärde, milersättning och drivmedel med en körjournal?
Ladda ner Körjournalshandboken – där går vi dessutom igenom alla regler i detalj.
