Dina privata resor ska vara dina
Övervakning är aldrig okej när det gäller dina privata resor. Det är din rätt att köra dit du vill på fritiden utan att någon följer efter. IMY säger att det normalt inte är tillåtet för arbetsgivaren att följa fordonets position utanför arbetstid.
I Infobric Fleet fungerar skyddet olika beroende på bilen:
| Förmånsbil | Servicebil eller byggbuss | |
|---|---|---|
| Kan föraren växla mellan tjänst och privat? | Ja | Nej |
| Hur registreras resorna? | Tjänsteresor och privata resor hålls isär. | Alla resor registreras som tjänsteresor. |
| Vem kan se privata resor? | Bara föraren. Varken chefer, VD eller kollegor kan se dem. | Bilen ska bara användas i tjänsten, så det finns inga privata resor att se. |
Servicebilar ska i första hand bara användas i tjänsten. Enligt Skatteverket får en anställd köra privat vid högst tio tillfällen och 100 mil per år, till exempel för att hämta ett sjukt barn. Går körningen över det blir det en skattepliktig bilförmån. Körjournalen visar vad bilen har använts till.
Arbetsgivaren har ansvar för att förarna vet hur bilarna får användas och att en digital körjournal finns, ofta genom en bilpolicy. Det är en av de saker som skapar trygghet.
När får arbetsgivaren titta i körjournalen?
Arbetsgivaren får titta i en elektronisk körjournal om det finns ett tydligt och lagligt syfte. Arbetsgivaren måste också ha en rättslig grund, alltså stöd i lagen, för att behandla personuppgifterna. Kontrollen ska dessutom behövas och stå i rimlig proportion till syftet. Att företaget äger bilen betyder inte att det får följa föraren hur som helst.
Enligt IMY:s vägledning om kontroll av anställda kan arbetsgivaren stödja sig på en rättslig förpliktelse, alltså ett krav i lag, när körjournalen används för att uppfylla Skatteverkets krav på redovisning. Då får arbetsgivaren bara behandla de uppgifter som behövs för det syftet.
Vill ni också använda uppgifterna till något annat, till exempel som underlag för fakturering, måste den användningen ha ett eget, tydligt stöd. Bestäm först vad ni behöver kontrollera. Välj sedan vilka uppgifter som ska vara synliga.
Körjournal, GDPR och gränsen för övervakning
Det viktigaste är varför uppgifterna samlades in och hur de används. IMY varnar för att uppgifter börjar användas till nya syften utan att det var meningen från början. En körjournal som infördes för skatteredovisning får alltså inte användas för att analysera hur medarbetarna presterar eller arbetar.
Här är några situationer att skilja på:
| Situation | Vad ska arbetsgivaren tänka på? |
|---|---|
| En tjänsteresa saknar uppgifter | Titta bara på det som behövs för att reda ut just den resan. |
| Resorna ska användas som underlag för kundfakturering | Kontrollera att syftet, den rättsliga grunden och informationen till förarna också gäller fakturering. |
| Chefen vill regelbundet kontrollera raster | Det är normalt inte tillåtet att kontrollera raster med positionering, enligt IMY. |
| Bilen används privat efter arbetstid | Det är normalt inte tillåtet att övervaka fordonets position utanför arbetstid. |
IMY beskriver ett snävt undantag. Arbetsgivaren får kontrollera arbetstid eller raster om det finns en konkret misstanke om allvarligt missbruk av arbetsgivarens förtroende. Den anställda måste ha fått veta i förväg att sådana kontroller kan förekomma. Undantaget ger inte rätt att övervaka regelbundet.
