När blir en standarduthyrning en projektleverans?

En standarduthyrning börjar likna en projektleverans när det överenskomna uppdraget växer ute hos kunden. Utrustningen ska inte längre bara lämnas eller hämtas. Den ska placeras på en särskild plats, ställas upp eller monteras.

Det kan låta som små tillägg. Men de påverkar hur mycket tid, bemanning och transportkapacitet leveransen kräver.

Jonas Jönsson har arbetat i uthyrningsbranschen sedan tonåren från transporter och montage till ekonomi, försäljning och verksamhetsutveckling. Han har sett hur det som händer ute hos kunden påverkar både depån, planeringen och affärens resultat.

Jonas Jönsson, Sales Manager på Infobric Hyrma.

När uppdraget blir större än ordern

För Jonas går gränsen inte vid ett visst antal kronor eller timmar. Den går när arbetet på plats kräver något annat än det som planerats. 

En bodetablering kan från början se standardiserad ut. Sedan visar det sig att marken behöver förberedas, att vatten och avlopp ska dras fram eller att ytterligare moment ska lösas på plats.

Samma sak händer när en maskin inte bara ska lämnas vid en bestämd punkt. Den kanske ska placeras längre in på arbetsområdet, bäras till en annan våning eller ställas upp innan den kan användas. 

Önskemålet kan vara fullt rimligt. Men om det kräver mer tid, en annan bemanning eller påverkar nästa transport har uppdragets omfattning förändrats. Då behöver även affären följa med.

Skillnaden blir synlig vid leveransen

Den första indikationen kommer ofta ute hos kunden. Personen som har beställt och personen som tar emot leveransen kan ha olika bilder av vad som ingår.

Transportören blir då den som får lösa glappet. Samtidigt väntar nästa transport och depån behöver planera om resten av dagen.

"Ställer man en fråga extra så slipper man de här överraskningarna och kan planera sina dagar mycket bättre."

– Jonas Jönsson, Sales Manager, Infobric Hyrma

Inför en leverans eller retur behöver några grundläggande frågor vara besvarade: 

Vem tar emot och finns personen på plats?
Var ska utrustningen lämnas?
Ingår placering, uppställning, montage eller genomgång?
Ska något tas med tillbaka – och hur mycket?

Vid en retur behöver uthyraren också veta om utrustningen är samlad och om uppdraget kräver en större bil eller fler personer. Informationen behöver sedan synas där arbetet planeras och följs upp, exempelvis i hyresavtalet, ordern eller retursedeln.

Det lilla tillägget följer med till nästa kund

Det extra momentet behöver inte göra stor skillnad på den enskilda fakturan. Följdeffekten kan ändå bli betydande. När en leverans tar längre tid blir transportören sen till nästa kund. Depån behöver prioritera om och någon annan kan behöva lämna sitt planerade arbete för att lösa situationen. 

Även när uthyraren tar betalt för tillägget används tid och kapacitet som var avsatt för något annat. Antingen behöver uthyraren begränsa hjälpen till det som avtalats – eller låta nästa kund och den egna organisationen ta konsekvensen.

"Du märker ju det i stunden men du reflekterar nog inte över det."

– Jonas Jönsson, Sales Manager, Infobric Hyrma

I stunden ligger fokus på att hjälpa kunden. Om avvikelsen inte dokumenteras försvinner den däremot lätt ur ordern, fakturan och uppföljningen. Då kan samma undantag återkomma tills det börjar uppfattas som en del av standardleveransen.

Börja med leverans och retur

Jonas rekommenderar att börja där avvikelserna ofta blir synliga: i leveranser och returer. 
Under en vecka kan uthyraren följa upp tre frågor:

Hur ofta gjorde vi mer än det planerade uppdraget?
Hur påverkade det tiden eller nästa transport?
Blev arbetet synligt i order, faktura eller uppföljning?

För att fånga avvikelsen direkt efter transporten kan en enda kontrollfråga räcka: Behövde vi göra något utöver det som var planerat? 

Om medarbetaren svarar ja behöver avvikelsen fångas upp. Därefter går det att avgöra vad som ska ingå i en standardleverans, vad som är ett tillägg och vad som behöver regleras i en kundspecifik överenskommelse.

Tydligare omfattning gör inte uthyraren mindre flexibel. Den gör det möjligt att planera, prissätta och följa upp flexibiliteten.

Omslag till guiden Där lönsamhet läcker i små beslut.

Vill du läsa mer?

Läs guiden Där lönsamhet läcker i små beslut för fler exempel och konkreta frågor som hjälper er att synliggöra extraarbetet.

Ladda ner guiden

Select your country & language preference

Välj land och språkpreferens.