Digitaliseringen av arbetsplatsen är en nödvändighet för att möta kraven på dagens marknad. Men hur kan du leda förändringsarbetet mot en digital vardag på ett effektivt sätt? I denna artikel ger vi dig nio steg som hjälper dig att gå från att identifiera behovet av digital projekthantering till att implementera ett lämpligt verktyg, involvera de anställda och utvärdera resultatet.
Det första steget för att komma i gång med digital projekthantering är att undersöka hur behoven ser ut på din arbetsplats. Det gör du genom att först och främst undersöka vilka som påverkas av en omställning. Vilka kan dra nytta av den? Vilka kan stöta på utmaningar med den? Dessa personer behöver involveras i processen.
Leta aktivt efter de energi- och tidstjuvar ni har idag. Det gör du genom att prata med de anställda och höra vad de upplever tar tid och energi i deras vardag. Glöm inte att också skriva upp dina egna tjuvar! De är minst lika viktiga.
Sammanställ sedan vilka samlade behov ni har och börja se dig om efter ett digitalt projekthanteringsverktyg som stämmer in på dessa. Vanligtvis kan du hitta mycket av informationen på företagens hemsidor, men allra bäst insyn får du om en säljare kan demonstrera sitt verktyg för dig. Då kan du ställa alla frågor samtidigt som denne kan ge dig expertinsyn i vad de har och inte har.
När de anställda har fått säga sitt och du har börjat leta efter det verktyg du vill använda så är det dags att berätta för resten på företaget att det är dags för digitalisering. Då är det viktigt att du berättar varför ni ska digitalisera er vardag och att du kopplar det till de tjuvar och behov som de anställda själva har varit med och tagit fram. På så sätt känner de sig delaktiga i beslutet och är mer benägna att vara positivt inställda till det kommande förändringsarbetet.
Det är också viktigt att se vilka andra krav och önskemål ni har i ett förbättrat arbetssätt, som inte nödvändigtvis är direkt kopplade till era tjuvar. Det kan ni dela upp i ”need to have” och ”nice to have”.
När de anställda är med på att digitaliseringen kommer ske och du har hittat de verktyg ni ska använda, så är det dags att presentera lösningen. Gärna i ett tidigt skede! Börja med att visa verktyget i grova penseldrag första gången, och först när det har landat kan ni gå in på specifika funktioner och att ge alla deras accesser.
Uppmuntra de som är nyfikna och engagerade och gör dem till ambassadörer. På så vis får du mer energi och driv i projektet eftersom du slipper ro alldeles ensam. Involvera dem i besluten på vägen och inspirera dem att uppmuntra andra. Dessa ambassadörer kan dessutom bli ansvariga för att utbilda resten av personerna på företaget. Då slipper du att din tid äts upp av frågor om verktyget. Ditt jobb är att styra digitaliseringsskutan framåt, inte att hjälpa till att ro vid varje åra!
Det är viktigt att hela tiden uppmuntra medarbetarna att hjälpa varandra. Om de inte kan fråga en av ambassadörerna så kan de fråga varandra. Och kan de inte hitta hjälp där heller så finns det hos de flesta företag som erbjuder digitala projekthanteringslösningar en supportavdelning som finns till för just er.
När ni har använt verktyget en tid behöver ni utvärdera det. Människor är vanedjur så kom ihåg att ge det ordentligt med tid att verkligen testa verktyget innan ni utvärderar. Kom ihåg också att de flesta inte älskar förändring, så låt inte det grusa blicken för dig. Var noga med att fokusera på resultatet av verktygete, och inte de anställdas allmänna känslor kring det nya. Förändring är alltid mer eller mindre otäckt – det betyder inte att det är dåligt.
Om ni är nöjda med er nya vardag så är det viktigt att fira!
Påminn er om vilka energi- och tidstjuvar ni nu har blivit av med och hur er vardag har förbättrats. På så vis ser du till att de anställda fortsätter använda verktyget, och att inte de 1-2 personer som är negativa kan hitta anledningar att börja använda papper i stället. Ofta talar även det förbättrade resultatet sitt tydliga språk, och vad kan väl vara mer motiverande i ert fortsatta digitala arbete än det?
Automatiserar manuellt arbete för förare, fordonsansvarig och ekonomi. Med vårt kompletta fordonsregister kan du enkelt hanterar serviceärenden, fordonskostnader, elektroniska körjournaler och mycket mer.
Arbetsorderhantering utvecklad för byggbranschen. Få både översikt och detaljerad insyn i projekten – från start till slut. Minska administrationen, få full koll på vinsten och öka produktiviteten.
En helhetslösning för full koll på utrustningen. Samla all data om dina maskiner, verktyg och annan utrustning i vår digitala plattform för bättre kontroll, översikt och effektivitet i din resurshantering...
