Föranmälan och digital inskrivning gav bättre flyt i ett komplext ombyggnadsprojekt

När Wallenstam genomförde en omfattande lokalanpassning i Göteborg tillsammans med E3 Bygg var tidsplanen tajt, ytorna komplexa och många yrkesgrupper behövde vara på plats samtidigt. Med hjälp av Infobrics tjänster för föranmälan och uppföljning av leverantörer samt digital inskrivning kunde E3 Bygg minska det manuella arbetet kring registrering och få bättre överblick över vilka personer och företag som arbetade i projektet.

Projektet omfattade en totalrenovering av cirka 6 000 kvadratmeter i en befintlig fastighet från 1970-talet. Lokalerna byggdes om från grunden med nya installationer, väggar, toaletter och tre nya fläktrum på taket.

För Wallenstam som beställare, var det viktigt att säkerställa kontroll och transparens genom hela projektet, trots en pressad tidplan och många aktörer på plats samtidigt. För E3 Bygg som huvudentreprenör, innebar vardagen att hantera ett stort inflöde av personer, säkerställa att rätt dokumentation fanns på plats och koordinera flera underentreprenörer i olika led.

Fredrika Levén, projektledare på Wallenstam:
- Det har varit ett intensivt arbete. Vi har haft många discipliner inne samtidigt och mycket har varit komprimerat på grund av tidplanen.

Fredrika Levén, projektledare Wallenstam

Många människor på kort tid

Projektet pågick i nästan 8 månader. Under den perioden skrevs omkring 400 personer in på arbetsplatsen.

I ett sådant projekt blir inskrivningsrutinerna snabbt en stor del av vardagen. När mycket sker manuellt behöver platsledningen lägga tid på att ta emot personer, kontrollera handlingar, förklara rutiner, hantera papper och se till att informationen hamnar rätt.

För Patrik Zahn, arbetsledare på E3 Bygg, gjorde den digitala inskrivningen stor skillnad jämfört med tidigare arbetssätt. Personer kunde registrera sig digitalt i stället för att allt behövde hanteras manuellt av arbetsledningen på plats, vilket frigjorde en hel del tid för Patrik.

Patrik Zahn, arbetsledare på E3 Bygg:
- När vi körde med pappersformulär fick man stå och översätta, visa och nästan skriva in dem själv. Med den digitala anmälan har det blivit bättre och bättre. Nu tycker jag att det fungerar riktigt bra.

Patrik Zahn, arbetsledare på E3 Bygg

Minskad administration

Med Infobric kunde E3 Bygg samla information om personer och företag digitalt. Det gjorde det enklare att söka upp uppgifter vid behov, följa upp vem som var inskriven och hantera arbetsplatsens krav mer strukturerat. För en arbetsledare som samtidigt ska driva produktionen framåt är det skillnaden mellan att fastna i administration och att kunna lägga mer tid ute i projektet.

- Jag kan gå in och skriva namnet eller företaget, så kommer allting upp, säger Patrik Zahn.

Föranmälan och den digitala inskrivningen ersatte inte alla moment. Wallenstam hade fortfarande interna krav på fysisk ID-kopia för att kunna visa underlag vid kontroll. Det gjorde att projektet hamnade i ett blandat arbetssätt, där mycket var digitalt men vissa delar fortfarande behövde hanteras på papper. Det blev också en viktig lärdom från projektet: digitala arbetssätt ger mest effekt när interna rutiner, beställarkrav och arbetsplatsens flöden hänger ihop.

Beställaren vill ha bättre insyn i hela kedjan

För Wallenstam är kontrollen över underentreprenörer en viktig del av ansvaret som beställare. I projektet ställdes krav på kontroll och uppföljning av underentreprenörer, och E3 Bygg ansvarade för att hantera inskrivning, godkännanden och uppföljning i vardagen.

Fredrika Levén beskriver att Wallenstam redan arbetar aktivt med vissa kontroller, särskilt för yrkesgrupper där man historiskt sett större risker kopplat till arbetsmiljö eller oseriösa aktörer. Samtidigt är det svårt att hålla full överblick när kraven ökar och många aktörer är inblandade.

Här ser Wallenstam ett värde i att beställaren får tydligare insyn direkt i systemet. I dag behöver beställaren ofta gå via huvudentreprenören för att få svar på frågor om vilka underentreprenörer som är godkända, vilka krav som är uppfyllda och hur kedjan ser ut.

Två personer i varselkläder samtalar på byggarbetsplatsen

Ett arbetssätt som behöver fortsätta utvecklas

Projektet visar både nyttan och nästa steg för digitalisering på byggarbetsplatsen. Föranmälan skapade kontroll och digital inskrivningen minskade det manuella arbetet och gjorde informationen lättare att hitta. Samtidigt blev det tydligt att vissa rutiner, som hanteringen av ID-kopior, fortfarande behöver hanteras manuellt.

För Wallenstam och E3 Bygg blev lärdomen att digitala system kan förenkla mycket i vardagen, och att effekten blir störst när beställare, huvudentreprenör och underentreprenörer har en gemensam bild av hur processen ska fungera.

I ett projekt med kort tidplan och många yrkesgrupper samtidigt på plats blev Infobric ett stöd för att hålla ihop föranmälan, inskrivning, uppföljning och kontroll genom hela projektet.

För beställare som vill komma närmare uppföljningen av leverantörskedjan finns också funktioner som skapar mer direkt insyn i systemet. Med Infobric Control kan beställaren själv sätta krav och följa upp underentreprenörer, vilket gör det enklare att skapa överblick utan att all information behöver gå via huvudentreprenören.

Vill du veta mer?

Kontakta oss för att höra mer om hur Infobric hjälper beställare och huvudentreprenörer att få bättre kontroll på arbetsplatsen.

Ta kontakt

Relaterat innehåll

två män på byggarbetsplats med mobil och starkt ljus

”Vi kan enklare hålla koll och omgående få indikationer vid avvikelser eller förhöjda risker.”

Tida Byggpartner har sedan starten årsskiftet 2019/2020 använt flera av Infobrics lösningar i sitt dagliga arbete.

Läs mer

drönarbild över skanskas byggprojekt i Borås

”Med bara några få knapptryck kan jag se om våra UE uppfyller kraven vi har på vår arbetsplats”

Skanska är just nu i full gång med att bygga Borås nya tingsrätt. Vi besökte dem på plats på bygget för att få en inblick i deras arbete och hur...

Läs mer

”Vi tjänar mycket tid på att använda Infobric, och får bättre kvalitet för det”

BRA Bygg bygger just nu GoCo Health Innovation City, ett spännande utvecklingsprojekt. Vi följde med dem för att höra mer om projektet.

Läs mer

Select your country & language preference

Välj land och språkpreferens.

Föranmälan och digital inskrivning gav bättre flyt i ett komplext ombyggnadsprojekt

Många människor på kort tid

Minskad administration

“Det har varit ett intensivt arbete. Vi har haft många discipliner inne samtidigt och mycket har varit komprimerat på grund av tidplanen.”

Beställaren vill ha bättre insyn i hela kedjan

Ett arbetssätt som behöver fortsätta utvecklas

Vill du veta mer?

Relaterat innehåll

”Vi kan enklare hålla koll och omgående få indikationer vid avvikelser eller förhöjda risker.”

”Med bara några få knapptryck kan jag se om våra UE uppfyller kraven vi har på vår arbetsplats”

”Vi tjänar mycket tid på att använda Infobric, och får bättre kvalitet för det”