Hemsö gick från Excel-filer till ett enklare månadsflöde för körjournaler

Hemsö förvaltar och utvecklar samhällsfastigheter för bland annat vård, utbildning, äldreomsorg och rättsväsende. För organisationen är tydlighet och enkelhet viktigt, både i arbetet med kunderna och i den egna vardagen.

När Hemsö skulle hantera körjournaler för företagets förmånsbilar blev det tydligt att den administrativa rutinen behövde bli enklare. Förare skickade in körjournaler i Excel-format till löneavdelningen, men underlagen kom inte alltid in på ett samlat eller förutsägbart sätt. Det gjorde månadsstängningen svårare än den behövde vara.

Hemsö behövde därför en lösning som fungerade i praktiken för både förare och administration. Valet föll på Infobric Fleet, där körjournalerna kunde bli en del av ett digitalt månadsflöde i stället för ett återkommande manuellt arbete.

Från manuell filhantering till digital månadsrutin

Behovet blev extra tydligt när Hemsö bytte bilpolicy och bilmärke. Den tidigare lösningen för uppkopplade bilar passade inte längre, och Hemsö behövde hitta ett nytt sätt att hantera körjournalerna.

Inför valet jämförde Hemsö flera leverantörer. Enkelheten vägde tungt. Systemet skulle vara lätt för förarna att använda, men också minska behovet av löpande intern support.

Med digitala körjournaler kunde rutinen flyttas från manuella Excel-filer till ett appbaserat flöde. Förarna hanterar sina resor digitalt, och administrationen får ett mer samlat underlag att arbeta med när månaden ska stängas.

"Vi är väldigt glada över att systemet vi valde i princip är självförklarande"

– Belsam Djehiche, HR och löneadministratör, Hemsö

Mindre uppföljning för löneadministrationen

Den stora förändringen för Hemsö ligger inte bara i att körjournalerna blev digitala. Värdet kommer också från att underlaget blev lättare att hantera i nästa steg.

Tidigare behövde löneavdelningen gå igenom många separata filer. Nu slipper Hemsö granska närmare 50 filer och kan i stället godkänna en samlad månadslista för resorna.

När integrationen mot Flex lönesystem kom på plats, med rätt lönekoder, blev flödet ännu tydligare. Körjournaler, reseräkning och trängselskatt kunde hanteras med mindre manuell handpåläggning, vilket sparar tid för administrationen och minskar behovet av återkommande påminnelser.

Enkelhet utan att kännas som bevakning

För Hemsö var införandet inte bara en teknisk fråga. Det var också viktigt att lösningen upplevdes rätt av personalen.

Hemsö var tydliga med att syftet inte var att bevaka medarbetare. Målet var att effektivisera arbetet och göra vardagen enklare för både förare och ledning. Därför fick en testgrupp bland personalen vara med och utvärdera leverantörerna innan Hemsö bestämde sig.

Det gjorde införandet tryggare. Förarna fick en lösning som var enkel att komma igång med, och organisationen kunde behålla fokus på det praktiska värdet: mindre administration, tydligare underlag och färre manuella moment.

"Vi är tacksamma att Infobric Fleet verkligen var på bollen och såg till att integrationen mot Flex lönesystem gick så smidigt som det gjorde"

– Belsam Djehiche, HR och löneadministratör, Hemsö

Ett första steg mot bättre fordonshantering

För Hemsö är körjournalerna också en del av ett större arbete med företagets fordonsflotta. När fordonsdata finns samlad blir det lättare att följa upp användning, rapporter och koldioxidutsläpp över tid.

Det gör fordonshanteringen mer användbar som beslutsstöd. Hemsö kan fortsätta utveckla arbetet med bilen som resurs, samtidigt som den dagliga administrationen kring körjournaler och löneunderlag blir enklare.

Läs mer från oss

Infobric Fleet

Automatiserar manuellt arbete för förare, fordonsansvarig och ekonomi. Med vårt kompletta fordonsregister kan du enkelt hanterar serviceärenden, fordonskostnader, elektroniska körjournaler och mycket mer.

Läs mer

Massor av bilar som hanteras via fleet management

Vad är Fleet Management? Allt du behöver veta

Fordonsparken är ofta en av företagets största kostnader. Bränsle, leasing, service, försäkring och skatter summeras snabbt till stora belopp. Till det kommer administration: körjournaler, reseräkningar, underhåll och lagkrav. Utan struktur...

Läs mer

Fordon med fleet management system rullar på en väg

5 fördelar med ett fleet management system

Ett fleet management system kan förändra mer än man tror. Men vilka fördelar gör störst skillnad i praktiken – är det lägre kostnader, smidigare administration eller kanske bättre säkerhet på...

Läs mer